Текст документа должен быть кратким, четким и не допускать различных толкований. При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова «должен», «следует», «необходимо», «требуется, чтобы», «разрешается только», «не допускается», «запрещается», «не следует». При изложении других положений следует применять слова «могут быть», «как правило», «при необходимости», «может быть», «в случае» и т. д.
При этом допускается использовать повествовательную форму изложения текста документа, например: «применяют», «указывают» и т. п.
В документах должны применяться научно-технические термины, обозначения и определения, установленные соответствующими стандартами, а при их отсутствии — общепринятые в научно-технической литературе.
Если в документе принята специфическая терминология, то в конце его (перед списком литературы) должен быть перечень принятых терминов с соответствующими разъяснениями. Перечень включают в содержание документа.
В тексте документа не допускается:
В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается:
Если в документе приводятся поясняющие надписи, наносимые непосредственно на изготовляемое изделие (например, на планки, таблички к элементам управления и т. п.), их выделяют прописными буквами (без кавычек), например: ВКЛ., ОТКЛ., или кавычками, если надпись состоит из цифр и (или) знаков.
Наименования команд, режимов, сигналов и т. п. в тексте следует выделять кавычками, например: «Сигнал +27 В включен».
В тексте документа числовые значения величин с обозначением единиц физических величин и единиц счета следует писать цифрами, а числа от единицы до девяти без обозначения единиц физических величин и единиц счета — словами