Как диагностировать проблемы управления в отделе: методы Стэнли Янга
Каким образом можно диагностировать проблемы в работе отдела и правильно определить причины низкой эффективности? Стэнли Янг в своей книге «Системное управление организацией» представляет методику системного анализа для выявления и устранения управленческих проблем. Он утверждает, что многие трудности в работе организации связаны не с индивидуальными ошибками сотрудников, а с нарушением баланса между структурами и процессами управления.
Этот фрагмент сосредоточен на диагностике и подходах к улучшению взаимодействия внутри отдела, выявлении скрытых проблем и эффективном применении управленческих решений. Статья будет полезна руководителям и консультантам, работающим над улучшением корпоративных процессов.
***
Рассмотрим работу отдела электроники некоторой фирмы. Для анализа используем табл. 15.1, где показано, как решаются десять конкретных проблем. Слова «да» и «нет» означают, соответственно, выполнение и невыполнение каждого из этапов выработки решений. В этой организации нет заранее спланированного механизма выработки решений и выявления проблем (который распределяет проблемы по определенным каналам, чтобы были предприняты запланированные действия). Приведенный ниже пример решения одной конкретной проблемы характеризует принятую в ней систему выработки решений.
Проблема, о которой в служебной записке на имя руководителя отдела электроники сообщила бухгалтерия фирмы, состоит в том, что зарегистрирован перерасход ожидаемой суммы затрат на разработку и производство электронного устройства. Указывается размер перерасхода (по заработной плате и материалам) и предполагается, что отделение не придерживалось ранее рассчитанных, предусмотренных и включенных в бюджет сумм и направлений их расходования; в служебной записке указывается проблема (2-й этап) и выдвигается гипотеза о ее причинах (3-й этап). Построение решения далее проходило по следующей схеме:
1. Копию служебной записки направили руководителям конструкторского, административного и производственного отделов с просьбой дать ответ в недельный срок.
2. Конструкторский и производственный отделы составили совместную объяснительную записку, чтобы оправдать действия этих подразделений. В ней указывалось на недостаточно полную спецификацию в заявках заказчиков и потребителей, перечислялись технические проблемы, с которыми столкнулись конструкторский и производственный отделы, и подчеркивалось, что будут приложены все усилия для наведения порядка в финансовых операциях.
3. Приняли на работу помощника руководителя административного отдела, на которого возложили ответственность за составление бюджета и контроль за его исполнением.
Из всех этапов процесса выработки решения только 6-й (при составлении записки было достигнуто согласие между руководителями перечисленных отделов) и 7-й этапы (начальник соответствующего отдела утвердил прием на работу руководителя по вопросам бюджета) были выполнены самим подразделением.
В настоящее время нет четкого разграничения функций и роли руководителей. Существует только общий тезис о том, что руководитель несет ответственность за служебную переписку и за все, что связано с обменом информацией. В действующей системе выработки решений нет полной ясности главным образом потому, что отсутствуют методология и нормы, с помощью которых можно контролировать систему управления. В табл. 15.1 приведена случайная выборка принятых решений и выявленных проблем в этой организации. Здесь указаны четыре выработанных решения проблем проектирования (1, 2, 3 и 4) и одна проблема, по которой не было предпринято никаких дальнейших действий (5); перечень административных проблем организации содержит только те решения, которые были приняты и реализованы.
ЧТО ТАКОЕ БАЗА ЗНАНИЙ?
Концентрированная книга издательства LIVREZON складывается из сотен и тысяч проанализированных источников литературы и масс-медиа. Авторы скрупулёзно изучают книги, статьи, видео, интервью и делятся полезными материалами, формируя коллективную Базу знаний.
Пример – это фактурная единица информации: небанальное воспроизводимое преобразование, которое используется в исследовании. Увы, найти его непросто. С 2017 года наш Клуб авторов собрал более 80 тысяч примеров. Часть из них мы ежедневно публикуем здесь.
Каждый фрагмент Базы знаний относится к одной или нескольким категориям и обладает точной ссылкой на первоисточник. Продолжите читать материалы по теме или найдите книгу, чтобы изучить её самостоятельно.
📎 База знаний издательства LIVREZON – только полезные материалы.