Как оформить реферат, чтобы форма не позорила содержание?

Введение

Кто клиент этой статьи? 

Клиент в узком смысле — участник проектов КЧУК, VIKENT.RU, конференции «Стратегии творчества». В широком смысле, большинство изложенных рекомендаций применимы к любому документу: от договора до технического задания, который читают люди с разной степенью подготовки, содержание которого достойно нормального оформления и автор которого применяет MS Word или Google Docs. Однако, поскольку первичен клиент в «узком смысле», то везде по тексту используется примеры и описания, адаптированные для рефератов.

Какие задачи он может решить после прочтения этой статьи?

1. Оформление рефератов так, чтобы не вызывать у читателей неврозов из-за «кривизны» оформления материала.
2. Структурирование собственных мыслей и фрагментов из источников, донесение информации более четким образом, так как хорошо оформленный документ усиливает содержание, поскольку автоматически задает часть структуры.

Вопросы, на которые нужно ответить себе до начала написания работы

1. Кто клиент и какую задачу он решит с помощью вашего реферата?
2. Сколько у вас есть на это времени?

Как вы возможно заметили, здесь нет вопроса: «Зачем это надо вам?», так как предполагается, что ответ Вы для себя уже сформулировали перед написанием работы. Вас волнует только клиент + его задача + время, которое есть у Вас для этой работы.

Клиент и его задача

«Клиента нужно любить, … хотя бы чуть-чуть» © И.Л. Викентьев.

Нужно четко понимать задачи, которые клиент сможет решать после прочтения вашей работы. Также нужно уточнить, а не проще ли ему прочитать первоисточник, по которому делается реферат? Обычно реферат содержит либо наиболее существенные моменты из книги и его чтение — это экономия времени, либо же сфокусирован на отдельных моментах, которые могут быть выделены в книге не явно, не оптимально и так далее.

Эта статья в основном сосредоточена на оформление рефератов, которые делают или будут делать Клиенты. 

Для чего оно нужно, это оформление? Главное же содержание, а не форма? Не поспоришь, но встречают «по одежке» не только человека. Содержание, конечно, важнее, но некачественное оформление оттягивает на себя внимание, вызывает дополнительные неврозы, которые не способствуют усвоению информации. В том числе, мне не очень «нравятся» материалы портала VIKENT.RU и проекта «Как читать умные книги» из-за обилия цветовых выделений текста, полужирных, курсивов и пр. Однако, при этом я понимаю, что: 

1. Есть, как я его называю, панк-эффект: иногда лучше вызвать невроз у неподготовленного читателя. Если он не готов справляться с этим неврозом, обращая внимание на суть, то, скорее всего, он будет балластом. Этот прием я взял из интервью Егора Летова (ГрОб), когда он рассказывал, как они записали альбом с очень качественным звуком в Питере на студии Б. Гребенщикова. Больше они никогда так не делали, потому что гаражное звучание, срывающийся голос, неправильно сыгранная мелодия создают мощнейшие неврозы и вышибают обывателя, а он и не нужен для творчества ГрОб. Панк-эффект требует большой осмысленности, вкуса и опыта.
2. Другой момент с использованием разных цветов — тут нужно иметь вкус и понимать технологию, когда какой использовать. Я не имею и не понимаю, поэтому позволяю себе менять цвет с черного на серый для цитат, использовать пастельный синий, а не черный цвет для заголовков и т.п. (без радикальных красных, сочных синих и т.п.)

Для обоих этих эффектов требуется существенный опыт и технология. Поскольку у меня ее нет, то я сокращаю и унифицирую палитру инструментов, которые использую до минимально профессионального уровня.

Время

Время распределяется примерно следующим образом:

1. 40% фактура.
2. 20% структура реферата.
3. 20% доводка.
4. 20% оформление.

Время на оформление может быть сокращено, если:

1. Работать в строгом стиле с самого начала. Для этого можно составить себе даже памятку / гайдлайн.
2. Подготавливать фрагменты, которые не надо руками дочищать (символы, лишние пробелы и пр.)
3. Автоматизировать часть действий по оформлению.

Краткое содержание следующих разделов

1. Приемы оформления: содержат группы приемов, которые и составляют основу оформления работы. В приемах собраны основные практики оформления документов, которые я считаю ценными и широко применимыми. Они могут использоваться как по отдельности, так и все вместе — конфликтующих нет.
2. Задачник: содержит задачи по каждому подразделу. Пожалуйста, не пренебрегайте задачами, так как наш человеческий мозг информацию, не подкрепленную действием, очень быстро теряет. Задачник составлен мной таким образом, чтобы вы могли на практике попробовать каждый прием в статье. Также снабжен ссылками на мой вариант решения.
3. Backlog: вопросы, задачи, которые я пока не решил, но они имеют непосредственное отношение к этой статье и могут быть позже использованы для следующего релиза статьи.
4. Ссылки: собраны ссылки всех источников, которые послужили основной для написания. Они могут быть полезными для продолжения погружения в тему. Ссылки на фрагменты, которые использованы в статье приведены в самом конце (в виде так называемых концевых ссылок, endnotes).

Дисклеймер

Весь текст, рядом с которым ничего нигде не указано, явно является авторским и содержит точку зрения и опыт меня, то есть Дениса Александровича Горбунова. Все указанные моменты — только отражение практики и некоторых советов из литературы. Ни в коем случае не являются истиной в последней инстанции.

Если вы нашли, как можно улучшить материал, нашли ошибку, если у вас есть полезные примеры, антипримеры, дополнительные источники, то отправьте, пожалуйста, письмо на ящик denisgorbunovmsc@gmail.com или сообщением https://vk.com/id408148214.

Весь материал вы можете использовать по своему усмотрению добавляя ссылки на него, где берете явно авторский текст.

Об авторе

Меня зовут Денис Горбунов.

Родился в 1983 году в городе Кемерово. Сейчас живу Москве.

По профессии руковожу крупными проектами, проектным офисом в ИТ, проектами комплексной автоматизации промышленных предприятий в основном с упором на ERP, MES, СЭД.

Рефератами я, в основном, занимался в рамках курса «Как читать умные книги» Анатолия Александровича Рыжачкова. После окончания курса взял за правило реферировать полезные для меня задачи. Заодно и свое сознание структурируется. Производная такого подхода – для «убить время» не читаешь, так как книга предполагает в этом случае работу.

В рамках курса мои рефераты отмечались как одни из лучших несколько раз. Впрочем, и курс я проходил три раза, так как только в последний раз смог дойти до конца.

В рамках каждого курса обязательно пишется два реферата: один по популярной публицистической книге (в первом случае был Фредерик Тейлор, во втором — Нассем Талеб, в третьем — Роберт Чалдини), второй — по сложной научной книге (Д. Каннеман, Ф. Бэкон, Дж. Ст. Милль). Поэтому попрактиковаться в рефератах у меня было, как минимум, 6 возможностей.

По публицистике мои рефераты были всегда в числе лучших двух, по научным книгам дважды отмечались в топе, но их качество меня не устраивает и скорее был эффект «низкой базы», поэтому здесь их не привожу.

Приемы оформления реферата

Единообразие и малое количество элементов — залог успеха

Всего должно быть очень в меру. Что значит «в меру»? Если цветов – то по умолчанию не больше двух-трех. Что значит по умолчанию? Это значит, что вы используете максимум два-три цвета, если не знаете точно, зачем вам нужен четвертый и не можете это объяснить доступно человеку со стороны. Бритва Оккама – ваш лучший друг здесь.

Единообразие стиля позволяет привыкнуть читателю и не отвлекаться на мелочи оформления, позволяет ему сосредоточиться на смысловой части, позволяет добавить некоторые акценты, задать правильную структуру восприятия.

Даже не очень удачная цветовая гамма и старые примитивные шрифты, но которые используются понятным образом, аккуратно и единообразно, всегда лучше последних веяний дизайна, которые вкраплены неряшливо.

Структура реферата

Использование стилей и оформление текста

Если нужно оставить только один пример из всей статьи, то я выбираю этот. Правильное использование стилей – это то, что экономит вам часы, начиная с объемов в 10-15 страниц текста.

Функционал стилей есть в MS Word, PowerPoint, Google Docs и аналогичных средствах. Это база, с освоения которой нужно начинать работу в программе и над документом. Незнание и неиспользование этого функционала стоит среднему офисному работнику месяцев, если не лет жизни. Стили лучше определить в самом начале и при изменении не забывать обновлять все, если какой-то стиль решите поменять в процессе.

Линия отреза

Я предпочитаю не делать выравнивания заголовков по центру, предпочитаю иметь четкую линию отреза Заголовок-Текст. 

Это достаточно распространенный прием, который используется в верстке, позволяет читателю соотнести заголовок и текст под ним. 

Особо часто используется в рекламе. 

Я совсем не использую выравнивание заголовков по центру, кроме заглавия, так как не до конца понимаю где и как их использовать.

Между разными уровнями заголовков и текста под ними я использую 0.25 дюйма для отступов.

Таблицы у меня не выходят за пределы текста подраздела по левой и правой границе основного текста, если это возможно. 

В редких случаях требуется больше места. 

Впрочем, эти случаи действительно редки и в них я стараюсь выносить такие таблицы в приложения.

Заголовки

Заголовки я использую не только для того, чтобы объединить несколько сущностей (примеры, выводы и т.д.) в одну группу, но и, например, чтобы протегировать примеры.

Далее очень удобно перемещать их в структуре и работать именно со структурой документа, выводя в отдельные заголовки разных уровней все существенные моменты. Также группировкой, вложенностью, последовательностью и прочим структурированием удобно заниматься, вынеся существенные моменты в отдельные заголовки.

Пример из этой статьи: все пункты backlog я вынес отдельными заголовками. Далее я их буду просто переносить в основной текст и там уже дописывать.

Например, в реферате по «Одноэтажной Америке»:

1. Я сначала вынес все примеры и каждый снабдил отдельным заголовком.
2. В заголовке кратко указал о чем пример.
3. Дальше стал уже собирать и пересобирать.

Лучше сразу делать заголовки для примеров 3-го или 4-го уровня, так как в «Одноэтажной Америке» я убил много времени изменяя стиль для примера в зависимости от уровня вложенности (где-то большие группы, которые дробились, где-то меньшие).

Межстрочный интервал

Межстрочный интервал: 

1. Слишком широко плохо, так как трата времени читателя на пролистывание.
2. Слишком часто плохо, так как давить будет текст, не удобно читать.

Я использую одинарный между строками, 6-8 пт для нового абзаца.

Выравнивание

Я использую функцию выравнивания по ширине. Исключение (больше для Google Docs), когда выравнивание идет криво и несколько слов распределяются с большими интервалами.

Шрифты

Целесообразно использовать до 3-х вариантов разных шрифтов. Не используйте шрифты Arial, Times New Roman, так как они устарели. Для основного текста не нужно использовать ни слишком модные, ни слишком старые, ни слишком оригинальные. По шрифтам лучше почитать отдельно, можно отдельные материалы (например, «ководство» Артемия Лебедева или в других местах — информации много). Я не эксперт в этом вопросе, моя логика следующая: 

1. Шрифты без засечек для своих выводов (Calibri, Segoe UI Light, Calibri Light и т.п. не слишком устаревшие, но и не особо модерновые) и заголовков. Чтобы не путаться для заголовка и своего текста я использую один шрифт.
2. Шрифт с засечками (Times New Roman, Courier New, например) я использую для фрагментов оригинального текста автора, так как они бывают большие, в несколько абзацев, а длинный текст проще читать с засечками. Хотя это не догма и для реферата особо шрифт с засечками не нужен, мне скорее больше нравится контраст, который создается использованием разных типов шрифтов для разного типа текста.

Но если чувствуете неуверенность в этом вопросе, просто для всего текста используйте Calibri (шрифт MS Office по умолчанию), а для заголовков Verdana или Calibri Light. Также помним главное правило дизайна – воровать, что понравилось. Возьмите из какой-нибудь профессиональной и качественной работы.

Цвет шрифта

Для всего текста лучше использовать черный, лучше только черный, чтобы не попасть на безвкусицу. Если уверены в своем вкусе, понимаете логику выбора цветов, то дерзайте, но и тогда для реферата лучше ограничиться 3 цветами, чтобы не «пестрило».

Размер шрифта

Кегль основного текста — 11, размер текста, заголовков и цитат см. на примере таблицы в подразделе «Использование стилей».

Маркированные и нумерованные списки

• Маркированные: где перечисление вещей одного порядка, без зависимости и последовательности.
• Нумерованные: где перечисляются вещи, для которых есть зависимости, порядок (первый вначале, последний в конце; входящие в какую-то группу и т.п.)

Оформление цитат

Выделение полужирным я использовал для выделения ключевой фразы фрагмента, которая лучше передает суть (можно не читать весь остальной фрагмент). Впрочем, я не могу сказать, что это удачный ход, так как фрагмент имеет ценность целиком, иначе его не стоит приводить и надо позволить читателю самому найти самую суть фрагмента, выделив это в своем тексте, если совсем уж неявно. В целом, это не оптимальный прием, но может использоваться.

Также для своих будущих рефератов я буду использовать оформление отступов для цитаты, которое почерпнул в «Frames of Mind» Howard Gardner. Там для цитаты используется больший отступ по сравнения с авторским текстом как слева, так и справа, что гарантировано визуально отделяет текст.

Из-за специфики работы с документами, типа фрагментов, распознанных OCR, скопированных с html-страницы, pdf и пр. может сильно поехать формат, добавятся лишние переносы строк, пробелы, символы и т.п. Это все должно быть очищено и текст приведен к нормальному виду. В зависимости от степени владения программным обеспечением это может быть сложно и требовать много времени. Однако, подобные сложности и лень обесценят всю остальную работу.

Приемы оформления реферата (продолжение)

Панель навигации и содержание 

Я активно использую содержание в виде панели навигации Word, так как начинаю прочтение с содержания и в процессе прочтения использую активно.

Для своих работ я использую это, в том числе для перегруппировки материала, так как из панели навигации можно перетаскивать подразделы, перемещая их в другие разделы, меняя структуру документа и его логику за считанные секунды. Традиционно выделить подраздел, затем вырезать, затем вставить куда медленнее и чревато ошибками (можно по пути скопировать что-то и потерять что было скопировано раньше).

Работа с источником

У меня тут нет хорошего решения, так как устойчивой модели у меня пока нет:

1. Некоторые рефераты я писал, размечая книгу перед этим, выбирая фактурные фрагменты. В таком режиме я работал над «Одноэтажной Америкой».
2. Где-то быстро прочитывал книгу без разметки совсем и сразу же садился писать реферат, так как книга свежа в памяти. В таком режиме я работал над «Тейлором».
3. Где-то я сразу же делал реферат при первой же читке.

В любом из вариантов у меня получается около трех прочтений книги. В целом же, вопрос, как работать с источником, не является фокусом этой статьи.

Таблицы

Что в MS Word, что в Google Docs оформление таблиц представлено достаточно слабо. Нет отдельных стилей для оформления таблиц, применив которые можно было бы избегнуть большого количества ручного труда.

Вот основные инструменты, которые я использую для оформления таблиц:

1. Цветовая заливка для заголовка (первой строки).
2. Перенос первой строки на следующую страницу.
3. Запрет переноса других строк на следующую страницу. Исключение, если строка не помещается на страницу целиком (но и в этих случаях я уношу в примечания или типа того).
4. Выравнивание по вертикали по верхнему краю, по горизонтали по ширине, редко по центру (для заголовков, например). Вы можете использовать и другой вариант, единственное правило, чтобы все таблицы были однотипны.
5. Я не допускаю лишнего места из-за неоптимально обжатых ячеек. Для MS Word это не является проблемой и там можно поджать целиком таблицу, а вот в Google Docs формат слетает и иногда приходится поджимать руками.

Рисунки и схемы

Хороший тон, чтобы схемы были в одной стилистике, одной гамме и пр. Также, если есть возможность, то лучше бы иметь их одного размера. Это удобно сделать на вкладке «формат». Желательно подписать и пронумеровать все рисунки / скриншоты / схемы.

Канцелярит

Более подробно про канцелярит лучше почитать у первоисточника – Корнея Ивановича Чуковского (см. раздел «Ссылки»).

Ваш текст должен быть приближен к речи, которой вы говорите, следует избегать обилия терминов (вспоминаем «бритву Оккама»), сложносочиненных предложений. Впрочем, тут нет «серебряной пули» - для реферата, клиенты которого коллеги по кафедре, которые в теме и владеют терминологией, наоборот, лучше использовать максимально профессиональные термины. Но и впадать в другую крайность не следует, не надо использовать площадной лексикон, излишне упрощать текст.

Запрещенные в моей практике обороты: и т.д. Тут всегда достаточно последнего слова, а использование лишних слов – это словоблудие. Распространённой составляющей канцелярита является обилие существительных. Действие в русском языке выражается глаголом, поэтому где действие предполагается, стараемся использовать глаголы.

Дурной тон

Здесь собраны некоторые пункты, которые несмотря на то, что широко используются и даже есть в функционале офисных программ я считаю «западлом», так как есть более «свежие» инструменты, либо вообще не имеют смысла, являются ошибками и пр.

Tips&Tricks aka «Примочки»

В этом подразделе буду перечислять действия, которые не попали в другие, являются простыми и при этом полезными.

1. Для вставки нескольких рисунков, или рисунка и текста рядом я часто использую таблицу с невидимыми границами.
2. Для поджатия рисунков использовать вкладку «формат», группу «размер» в MS Word (аналог есть в Google Docs). Там уже можно задать размер, это обычно удобней действий, которые можно сделать с помощью мыши.
3. Spell check / проверка правописания. Любое текст перед отправкой полезно прогонять через автоматическую проверку правописания. И если у Вас была 5 по русскому, и вы пишете без ошибок, то тоже.

Ссылки

Это пока мое слабое место, так как для реферата часто нет под рукой книги, или pdf с оригинала с нумерацией страниц из бумажной книги. Только для реферата по Ф. Тейлору я нормально оформил ссылки.

Ссылки на точные номера страниц предлагаю оформлять в виде концевых ссылок (endnote). Полезно снабжать каждый пример отдельным заголовком с номером, чтобы потом проще было обсуждать, если обсуждение предполагается.

UPD. Оформление ссылки на книгу:

И. Фамилия. Название книги. — Номер издания (если есть). / Под редакцией, совместные авторы, перевод с ин. языка (если есть). — Город издания: Название издательства, год издания. — С. #.

Оформление ссылки на электронный ресурс:

И. Фамилия (если есть). Название материала. [Электронный ресурс] Название сайта. — Дата публикации (если есть). — Режим доступа: URL-адрес. — Дата обращения к сайту: дата.

Ссылки: рекомендую к ознакомлению

1. Корней Чуковский, «Живой как жизнь»
2. Online-курс «Как читать умные книги?»
3. Реферат по книге «Научная организация труда» Ф. Тейлора
4. Реферат по книге «Психология влияния» Р. Чалдини
5. Реферат по книге «Черный лебедь» Н. Талеба
6. Реферат по книге «Одноэтажная Америка» И. Ильфа и Е. Петрова

Backlog

1.  Расширить приемами над смыслом (а не оформлением).

2. «Вкалывают роботы, а не человек».

Большинство указанных здесь вещей вполне поддаются автоматизации. Большинство указанных здесь вещей применимы не только к рефератам, а к любым документам 3-50 страниц, включая ТЗ, договоры, регламенты и пр. Я даже создавал задание на разработку программы, которая бы решила это для word-файлов (на базе VBA), но что-то не срослось пока. Если кому интересен грант 100-150$ и кто готов поработать на благо общества (будет в свободном доступе), то обращайтесь denisgorbunvmsc@gmail.com

3. Добавить фрагменты из первоисточников, ссылки на них.

Добавить отрывки про шрифты и оформление абзацев из книги про шрифты и оформления статей/рекламы. Выбрать фактурные фрагменты из главы «Канцелярит» книги «Живой как жизнь» К. Чуковского. Также нужно добавить лучшие короткие обучающие ролики как использовать стили, плюс как ставить и использовать стилевой add-on Google Docs.

4. Поиск фактурных примеров рефератов и не только для типовых ошибок.

Можно проанализировать рефераты МКАР на типовые ошибки в оформлении, можно подобрать примеров из собственной практики (в т.ч. договоры, документация).

5. Другие форматы.

Video-ролик, топ 10+/-, доклад, онлайн-трансляция с примерами.

6. Video-иллюстрации для всех примеров и сквозной пример.

Можно записать короткие gif для отдельных функций MS Word/Google Docs. Также имеет смысл сделать из плохо оформленного реферата хороший, пройдя все пункты статьи.

7. Как делать реферат за 8 часов, включая 400-500 страниц прочитанного текста?

8. Описать в ссылке, как правильно ссылать на www-ресурсы.

9. Заполнить «задачник».

10. Сводные таблицы и т.п. инструменты.