Свет, звук, климат: как среда влияет на эффективность команды
Если вы руководитель, вам наверняка знаком вопрос: как повысить эффективность труда сотрудников? Можно попробовать поощрения и наказания, мотивирующие лекции, но такие методы часто ненадежны. Гораздо эффективнее изменить саму рабочую среду. В этой статье рассматриваются способы повышения продуктивности через управление физическими факторами: освещением, звуком, температурой. Эти методы универсальны, не требуют больших затрат и работают независимо от мотивации сотрудников, поскольку основаны на законах физиологии. Узнайте, как сделать пространство вашего офиса инструментом продуктивности!
Представьте два офиса. В одном сотрудники сосредоточены, работают спокойно и продуктивно, их ничто не отвлекает. В другом – шум, плохое освещение, постоянные разговоры, и люди едва справляются с задачами. Эти команды работают в одинаковых условиях, но результаты у них разные. В чем причина? Ответ не только в мотивации или профессионализме, но и в физической среде, которая либо помогает сосредоточиться, либо мешает работать.
Сегодня проблема повышения эффективности труда стоит перед многими компаниями. Интернет полон советов – от топ-менеджеров крупных корпораций до зороастрийских психологов. Большинство рекомендаций сводятся к «психологическим» методам: работать над мотивацией, внедрять системы поощрений и наказаний, искать внутренние ресурсы. Предполагается, что если «покопаться в своей голове», продуктивность волшебным образом возрастет.
Но если для отдельного человека такие методы могут сработать, то в коллективе они часто бесполезны. В группе человек ведет себя иначе, чем наедине с собой, а значит, индивидуальные психологические приемы перестают работать. Если вы руководитель и заинтересованы в эффективности команды, вам необходимо организовать работу так, чтобы качество и скорость выполнения задач росли. Один из наименее очевидных, но действенных способов – управление физической средой, в которой работают сотрудники.
Как рабочее пространство влияет на продуктивность
Одна из базовых функций человеческого организма – адаптация к среде. Мы постоянно реагируем на внешние сигналы: освещение, шум, температуру, цвета, запахи. Эти стимулы могут как помогать сосредоточиться, так и снижать продуктивность. Вопрос в том, как настроить пространство так, чтобы оно работало в пользу коллектива.
Ранее я рассказывал о том, как создать комфортную рабочую среду для одного человека. Однако во время обсуждений у коллег возник логичный вопрос: как адаптировать пространство для группы?
Рабочая среда для коллектива: проще или сложнее?
Организация физического пространства для нескольких человек – одновременно более простая и более сложная задача, чем настройка среды для одного. С одной стороны, общая рабочая среда синхронизирует сотрудников, помогает быстрее включаться в задачи и улучшает взаимодействие. Это приводит к целому ряду положительных эффектов.
С другой стороны, если кто-то не вписывается в общее пространство или испытывает дискомфорт, его продуктивность падает сильнее, чем если бы он работал один. В перспективе это может негативно сказаться на всей команде – человек начнет отвлекаться, тормозить процессы, снижать общий ритм работы.
В рамках этой статьи мы не будем детально разбирать проблему несовместимости сотрудников с общей средой – данных на эту тему пока недостаточно. Однако если у вас есть примеры, как физическая среда влияла на работу коллектива, делитесь ими в комментариях.
О чем эта статья
Этот материал – вводная статья о том, как организация физического пространства может повысить эффективность работы коллектива. Мы рассмотрим основные психофизиологические принципы, которые можно применять в разных сферах, от розничной торговли до IT-компаний.
Важно понимать, что настройка физической среды зависит от специфики работы. То, что подойдет для сетевого магазина, не подойдет для офиса айтишников. Но общие принципы остаются неизменными. Давайте разберемся, как создать пространство, которое помогает работать, а не мешает.
Как настроить физическую среду для повышения эффективности труда
Представьте себе офис, где утро начинается с мягкого включения света, ненавязчивой музыки и свежего воздуха. Сотрудники плавно переходят от состояния пробуждения к активной работе. Пространство не перегружено лишними деталями, звуки сбалансированы, а температура и запахи помогают сосредоточиться. Теперь представьте другой офис – резкий белый свет с утра, шумное радио, духота или, наоборот, сквозняки. Люди начинают день с раздражения и усталости. Разница в продуктивности этих двух команд очевидна.
Физическая среда играет ключевую роль в организации труда. Она помогает переключаться между контекстами (от отдыха к работе и обратно), поддерживает ритм работы и снижает утомляемость. Настроить пространство можно с помощью пяти стимулов:
- Свет
- Звук
- Визуальные стимулы (общее пространство)
- Климатические условия (температура, влажность и т. д.)
- Запахи
Рассмотрим, как каждый из этих факторов влияет на продуктивность и как их правильно использовать.
Для настройки на определенную деятельность организму требуется время. В среднем, 15-30 минут. Это время можно сократить, если выработать определенную привычку. Интересно, что при групповом взаимодействии привычка ставится быстрее и воспроизводится стабильнее. Стимулы внешней среды в этом случае выступают в качестве триггера определенного поведения, которые сообщают организму о необходимости перестройки на определенную деятельность. Таким образом работники включаются в рабочий контекст быстрее, эффективнее.
Наша задача – создать среду для «входа» в деятельность (переключение с нерабочего контекста на рабочий), для отдыха (для восстановления сил в рабочем контексте) и для «выхода» из деятельности (переключение с рабочего контекста на нерабочий).
Вход в деятельность
Свет
С утра организм еще не полностью проснулся, и ему нужно время, чтобы перестроиться на рабочий режим. Эффективный способ ускорить этот процесс – функциональное освещение.
Синеватый свет с температурой 5200-10000K и яркостью 1000 люкс подавляет выработку мелатонина (гормона сна) и способствует бодрствованию. Достаточно 15-20 минут такого освещения в начале дня, после чего его можно сменить на стандартное. Идеально, если в офисе установлена система регулируемого освещения. Если нет – можно использовать кольцевые лампы у рабочих мест.
Звук
Музыкальное сопровождение помогает мягко войти в рабочий процесс. Лучший вариант – функциональный плейлист длительностью 15-20 минут, включаемый через колонки. После этого музыка должна смениться на нейтральный фоновый звук.
Не рекомендуется:
- Использовать готовые плейлисты из интернета – они не адаптированы под рабочий ритм
- Включать радио – оно содержит рекламу и разговоры, которые отвлекают
- Менять музыку по настроению – она служит инструментом для входа в работу
Визуальные стимулы и общее пространство
Офисное пространство должно быть чистым и организованным – и хотя это банальная рекомендация, она, к сожалению, не всегда выполняется. Лишние предметы, не относящиеся к работе, мешают сосредоточиться. Желательно четко разграничить рабочие и нерабочие зоны.
Если в компании нет отдельной зоны для входа в рабочий ритм (например, раздевалки на заводах), можно создать пространство, где сотрудники выполняют ритуалы перехода в работу – например, небольшую зону с корпоративными материалами или экранами, транслирующими видео, связанные с деятельностью компании.
Климатические стимулы
Сама по себе разница температур между рабочим и нерабочим контекстом помогает организму переключаться между состояниями. Например, зимой, входя в теплое помещение, тело автоматически перестраивается. В некоторых китайских компаниях практикуют «экстремальное проветривание»: перед началом работы открывают окна на несколько минут. Это помогает взбодриться и быстрее включиться в процесс.
Запах
Некоторые рабочие пространства уже имеют характерные запахи (например, спирт в медицинских учреждениях или запах технического масла в автомастерских). Если таких нет, можно ввести «фирменный» запах, который будет ассоциироваться у сотрудников с рабочей средой. Он не должен напоминать еду или вызывать неприятные эмоции. Можно обратится в фирмы, которые занимаются подбором запахов на заказ (в России такие пока что малочисленны), либо разработать запах вместе с вашими сотрудниками.
Переключение на перерыв
Перерыв – это не выход из работы, а снижение интеллектуальной нагрузки. В этом его главная особенность. Важно создать для сотрудников «нейтральные стимулы», которые не требуют активного внимания и интеллектуальной нагрузки, не вызывают эмоциональных ассоциаций.
Перед началом перерыва можно использовать сигналы:
- Звуковой (гудок, колокольчик – так раньше делали на заводах)
- Световой (смена освещения на зеленое – такие панели использовали в одной японской фирме)
- Запахо (распыление «перерывного» аромата – например, хвои, – через вентиляционную систему)
Комната психологической разгрузки
Хорошим решением является организация так называемой «комнаты психологической разгрузки». Это отдельное помещение, в котором:
- Присутствует приглушенное освещение (500 люкс) – либо нейтрально белого, либо желтоватого света 2000-3500К
- Ровный температурный режим, 20-23°С
- Играет приглушенная музыка жанра lo-fi, или же звуки природы (шум листвы, шум моря, шум ветра и т.д.)
- Имеются настенные видео панели, на которых транслируются изображения природы
- Не должно быть длинных диванов, или иных поверхностей, на которых можно прилечь. Даже самого ответственного работника это может уморить
Если нет отдельного помещения, можно использовать VR-очки с природными видами или организовать прогулки в парке. Важно: зона приема пищи должна быть изолирована, чтобы запахи еды не проникали в рабочие зоны.
Выход из деятельности
Решения по выходу из деятельности зеркально копируют решения по входу, только «с противоположным знаком». Вот что нужно сделать за полчаса до конца рабочей смены.
- Сменить освещение на желтоватое (2700К)
- Музыка – включить другой функциональный плейлист
- Температура – повысить до 25°С
- Запах – или прекратить подачу «фирменного» запаха, или сменить на тот, что будет связан с отдыхом
Поддержание ритма работы
Когда сотрудники уже приступили к работе, следующей задачей является поддержание стабильного уровня работоспособности, или ритма работы. Здесь стоит заметить, что стимулы среды подбираются под характер деятельности. Условно, их можно разделить на два типа:
- Монотонная деятельность
- Динамическая деятельность
Монотонная деятельность предполагает большое количество однотипных операций, алгоритм выполнения которых сотрудникам уже известен и на их выполнение не требуется больших интеллектуальных ресурсов. Например, сборка деталей на конвейере или работа парикмахера. Такие задачи не требуют переключения и предполагают фокусирование на одном-двух типах деятельности.
Поскольку такая деятельность – не сильно стимулирующая, возникают риски растерять внимательность к выполняемой задаче, повышается усталость от однообразной работы. Соответственно, внешняя среда, в которой выполняется подобная деятельность, наоборот, должна быть стимулирующей, как бы компенсирующей.
Освещение при этом плавно меняется каждые полчаса. Яркость света меняется в пределах плюс-минус 100 люкс. Помещение должно быть хорошо проветриваемым, высокое содержание углекислого газа в воздухе действует на нервную систему угнетающе.
Динамическая деятельность предполагает большое количество разнородных операций, многие из которых требуют от сотрудника принятия решений или выполнения операций, алгоритм выполнения которых ему заранее не известен. Такая деятельность также требует переключения между операциями.
Поскольку сама по себе деятельность – стимулирующая, внешняя среда, наоборот, должна быть менее стимулирующей.
Настройка физической среды – мощный инструмент повышения продуктивности. Освещение, звук, температура, запахи и визуальные стимулы помогают сотрудникам быстрее включаться в работу, поддерживать ритм и плавно переключаться на отдых.
Эти рекомендации универсальны, но их нужно адаптировать под специфику вашей компании. Если у вас есть свои наблюдения или примеры влияния физической среды на работу – поделитесь ими в комментариях или напишите мне в ВКонтакте.
Автор статьи – Александр Кузнецов
Литературный редактор – Марат Каюмов
Сильные разработки создаются не в одиночку, а в коллективе. LIVREZON CLUB объединяет более 50-ти коллективов в разных отраслях научного знания. В ежедневном режиме они делятся опытом, собирают новые данные, пишут книги и статьи, тестируют технологии и получают друг от друга полезную обратную связь.
Хотите присоединиться к коллективу разработчиков? Пишите на info@livrezon.com
ЧТО ТАКОЕ БАЗА ЗНАНИЙ?
Концентрированная книга издательства LIVREZON складывается из сотен и тысяч проанализированных источников литературы и масс-медиа. Авторы скрупулёзно изучают книги, статьи, видео, интервью и делятся полезными материалами, формируя коллективную Базу знаний.
Пример – это фактурная единица информации: небанальное воспроизводимое преобразование, которое используется в исследовании. Увы, найти его непросто. С 2017 года наш Клуб авторов собрал более 80 тысяч примеров. Часть из них мы ежедневно публикуем здесь.
Каждый фрагмент Базы знаний относится к одной или нескольким категориям и обладает точной ссылкой на первоисточник. Продолжите читать материалы по теме или найдите книгу, чтобы изучить её самостоятельно.
📎 База знаний издательства LIVREZON – только полезные материалы.