Время и его роль в организации бизнес-процессов
Всякая организационная работа должна быть строго расположена во времени. Организатор обязан наметить, в течение какого периода подлежат выполнению те или иные организационные планы или отдельные задания, и следить за строгим соответствием между предположенными сроками и действительным выполнением работы. Конечно, для более крупных задач, требующих длительной подготовки, возможны лишь приблизительные временные рамки. Чем задание конкретнее и дробнее, тем временные обозначения становятся точнее и изменяются меньшими промежутками времени.
Разрабатывая план электрификации Советской Республики, Советское правительство наметило десятилетний срок для выполнения основного плана электрификации. Этот срок, конечно, приблизительный и в процессе работы может быть или несколько уменьшен или, вернее, сильно увеличен. Отдельные задачи электрификационного плана обозначены более коротким промежутком времени. Мы, например, можем наметить, что станция на Волхове будет закончена в четырехлетний промежуток времени. Отдельные части Волховской установки будут выполнены в еще более короткие сроки. Предположим, что главные турбины будут сделаны шведскими заводами в течение двух лет. На известные земляные работы достаточно будет потратить один летний сезон и т. д. Чем детальнее разрабатывается план, тем более подробно указывается и время выполнения отдельных частей плана. Если при осуществлении всего плана в целом могут быть крупные временные колебания, то выполнение отдельных, более мелких его частей должно гораздо ближе совпадать с предположенными временными рамками. Полезно составлять специальную таблицу для разметки времени на каждую отдельную операцию. По ней легко контролировать, как идет работа (см. рис. 13).
Рис. 13. Плановая карточка работы. (Черная линия отмечает время, назначенное для каждой отдельной работы, и предположенное количество рабочих дней. Штриховая линия указывает фактическое выполнение работы. Вертикальные деления обозначают семь дней недели, причем число над колонкой указывает первое число каждой недели, считая с понедельника. Воскресные дни можно и не отмечать на карточке. Из карточки видно, что, например, закладка фундамента началась днем позже назначенного, но была закончена вовремя. В третьей вертикальной колонке крестиком отмечается, если работа выполнена в срок. Сроки и последовательность работ в этой карточке взяты случайно, лишь для иллюстрации)
Организатор не должен давать никаких заданий своим помощникам без указания, в течение какого именно срока задание должно быть выполнено. В противном случае всякий смысл задания теряется. Ведь совершенно ясно, что подвоз топлива для отопления фабричного здания будет иметь исключительно важное значение, если он совершится в осенние месяцы, и потеряет всякий смысл, если вследствие запоздания с доставкой топливо попадет на место назначения лишь к весне. То же самое можно сказать по поводу любой другой работы.
Поэтому всякая, даже элементарно краткая инструкция организатора должна содержать три основных момента:
- Что именно должно быть выполнено;
- Какой срок и
- На ком лежит ответственность за выполнение задания.
Для организатора время имеет и другое значение. Он более, чем кто-либо, обязан уметь ценить время. Американские исследователи, учитывающие скорость работы отдельных рабочих в разных производствах, применяют в настоящее время аппарат, регистрирующий миллионные доли часа. Уже одно это показывает, как высоко ценят за границей даже ничтожные доли времени.
Коренная болезнь отсталых стран заключается в пренебрежении ко времени. Этой болезнью мы продолжаем болеть. У нас, к сожалению, лишь единицами насчитываются организации, которые регулярно начинают свои заседания в назначенное для этого время. Общее правило — запаздывание. Запаздывают и рядовые члены собраний и заседаний, запаздывают председатели и докладчики. Многие ответственные собрания с участием нескольких тысяч лиц вынуждены проводить целые часы в полнейшем бездействии и пустой болтовне в ожидании, когда, наконец, собрание откроется. В этом случае заграничная практика установила принцип: регулярные заседания комиссий, коллегий, точно так же как лекции и доклады, пунктуально начинаются в назначенный для этого час, без всяких ожиданий. Только для некоторого рода собраний допускается 15-минутное ожидание запоздавших. Когда происходит английский конгресс тред-юнионов или какой-нибудь германский партийный съезд, то все его заседания и заседания его комиссий регулярно начинаются в назначенный час, но для годичного собрания членов какой-либо организации допускается иной раз 15-минутное ожидание.
Нам нужно со всей строгостью ввести этот принцип в нашу безалаберную практику и строго штрафовать... за всякие запаздывания или пропуски заседаний. По существу трудна борьба только в самом начале, но раз только в какой-либо организации принялись строго проводить это правило, очень скоро оно войдет в обиход и будет осуществляться само собою, без всяких усилий. Нужно только раз навсегда убедить, что собрание действительно начинается в назначенное время, чтобы ни у кого из участников не было надежды: «конечно, все опоздают, и собрание вовремя не откроется».
Однако такого рода строгое соблюдение назначенных часов — лишь элементарное условие в борьбе за экономию времени. За границей во многих случаях достигается гораздо больше результатов. Там организаторы умеют определить дни и часы работы далеко вперед. Секретарь рядового английского литературного общества или небольшого рабочего кружка в мае месяце скажет вам, какой доклад и кем будет читаться в субботу вечером 5 марта будущего года. А в Америке и в Европе иногда достигается такая точность временного расчета, что управляющий может сказать, какую именно работу будет выполнять такой-то рабочий в четыре часа в четверг через два месяца.
Конечно, в случае наличности такого точного расчета вся работа производится с гораздо большей экономией.
В целях достижения дальнейшей экономии времени за границей производится точное изучение человеческих движений для того, чтобы выделить наиболее простые и экономные из них. Человеку свойственно во всякой работе производить много совершенно ненужных движений и тратить, таким образом, много времени и энергии совершенно зря. В следующей главе мы подробно коснемся этой отрасли работы по экономии времени и человеческой энергии.
Научное изучение движений и скорости работы выяснило, с одной стороны, чрезвычайную важность ритмичности движений, с другой стороны, установило, что для каждого рода работы только определенная скорость является наиболее продуктивной.
Профессор Мюнстерберг изучал при помощи манометра движения руки и при этом выяснил следующее: 40 движений руки в минуту человек может произвести с такой же точностью, как и 20 движений в минуту. С другой стороны, 200 движений в минуту человек производил с такой же точностью, как и 140 движений в минуту. Из этого выходило, что имеется известный низший предел, ниже которого уменьшение скорости не увеличивает точности движения, и высший предел, выше которого увеличение скорости не влияет на точность движения.
Скорость выполнения каждой отдельной работы будет зависеть от самого характера работы и от различных привходящих условий. Конечно, организатор должен стремиться к возможному ускорению темпа работы. Он обязан найти минимальные и кратчайшие сроки для выполнения каждого отдельного задания. Медленный темп работы — наш типичный недостаток, поэтому на скорость работы приходится обращать сугубое внимание и всячески поощрять работников, выделяющихся в этом отношении.
Работа отдельных участников организации обычно заключается в точные временные промежутки, т. е. имеется установленный рабочий день в шесть, восемь, десять и т. д. час. Многочисленные статистические исследования показали, что удлинение рабочего дня за известные пределы не повышает продуктивности труда.
Так, в большинстве случаев при 8-часовом рабочем дне рабочие вырабатывают столько же, а иногда даже больше, чем при 10-часовом. Некоторые деловые люди и инженеры Америки высказывают мнение, что выгоднее перейти даже на 6-часовой рабочий день или же установить рабочую неделю 40 час., с тем чтобы в субботу и воскресенье рабочие были совершенно свободны.
Установив наиболее подходящее для данной организации и для определенной работы рабочее время, организатор обязан строго следить, чтобы не только не было прогулов, но работа действительно пунктуально по часам начиналась и пунктуально оканчивалась.
Научные исследования неопровержимо доказали, что работа может идти продуктивно лишь в том случае, если в течение недели рабочий имеет определенное свободное время и, кроме того, пользуется отдыхом в регулярные промежутки в течение рабочего дня.
В одной американской мастерской, где инспектировались и сортировались стальные шарики (для шарикоподшипников), под руководством Тейлора были произведены следующие опыты. Прежде всего десяти с половиной часовой рабочий день был постепенно уменьшен до восьми с половиной часов, при этом производительность возрастала. Затем было установлено для всех работниц определенное время для отдыха: после каждого часа с четвертью работы всем давался отдых в 10 мин., причем работницы обязаны были прекращать работу, и им рекомендовалось уходить со своих мест и прогуливаться, разговаривать друг с другом и т. д. (надо заметить, что, кроме того, они были рассажены на таком расстоянии друг от друга, что во время работы им разговаривать было почти невозможно). Благодаря установлению обязательных промежутков отдыха работницы начали уставать гораздо меньше и производительность их труда значительно увеличилась.
На другой фабрике моменты отдыха путем опытов были установлены в другом роде. Дело происходило в мастерской, где работницы были заняты складыванием носовых платков. Распределение работы было намечено таким образом, что после каждых пяти минут работница имела одну минуту отдыха. Благодаря установлению этих промежутков продуктивность работы увеличилась в 3 раза.
Введение нескольких 10-минутных перерывов при работе на военных заводах Америки повысило производительность труда на 25%.
На одной из английских белильных фабрик были введены 20-минутные паузы после каждого периода работы, равного 80 мин. Как следствие этого, было зарегистрировано 60 % увеличения производительности, сопровождаемое прибавкой заработка, равной 50 %. На одном из заводов военного снабжения в Англии были введены 15-минутные перерывы после каждого периода работы в 45 мин.; служащие этого завода оплачивались сдельно, и вначале они роптали на такое насильственное введение пауз, так как им казалось, что они благодаря этому проиграют в заработке. На самом деле производительность сильно возросла1.
Интересный опыт был сделан одним английским офицером в минувшую войну. Двум совершенно одинаковым по составу ротам было поручено выкопать одинаковой длины окопное сооружение. Работа началась одновременно. Первая рота работала без перерыва, напрягаясь изо всех сил. Вторая рота была разделена на несколько групп, из которых каждая работала 5 мин., а отдыхала 10. Оказалось, что вторая рота закончила работу значительно раньше первой.
Для каждой отрасли работы периоды перерыва должны быть различны. Общее правило заключается лишь в том, что в течение рабочего дня каждый рабочий должен иметь совершенно определенные, точно обозначенные перерывы для отдыха. Во многих случаях при 8-часовом рабочем дне наиболее продуктивными будут три перерыва на отдых: перерыв в середине дня на обед или завтрак (на один или полтора часа) и два 25-минутных перерыва — один в утренние часы, например около девяти, десяти часов, другой — в послеполуденное время. Кроме того, могут быть установлены и некоторые другие краткие 5-минутные перерывы. Физиологи утверждают, что частые краткие перерывы в работе быстрее восстанавливают силы человека, чем длинные, но редкие.
Злосчастный обычай большинства наших фабрик и учреждений заключается в бесконечном чаепитии. Благодаря этому у рабочих отрываются чуть ли не в течение всей работы отдельные минуты якобы для отдыха и время для приема пищи перемешивается с рабочим временем. В этом случае нужно установить, чтобы чаепитие (как и всякий другой прием пищи) происходило лишь в строго определенное время, в течение периодов отдыха. Это полезно и для здоровья рабочих, и для самой работы.
Регулярные периоды отдыха в течение недели исключительно важны для успешности работы. В этом случае наиболее правильно английское разрешение во-172 проса. В Англии во всех предприятиях и учреждениях прекращается работа от часу дня в субботу вплоть до утра понедельника. Это строгое соблюдение воскресного отдыха чрезвычайно полезно для продуктивности работы. Благодаря этому человек сохраняет энергию и работоспособность гораздо дольше и продуктивность его работы стоит гораздо выше. В этой области мы сейчас совершенно сбились с пути. Работа по воскресеньям вошла у нас в обиход. Создается иллюзия, будто благодаря этому нам удается сделать больше. На самом деле ничего подобного не происходит. Наши работники, не имея правильного отдыха, совершенно не в состоянии работать с нормальной интенсивностью и нужной быстротой.
Другой нашей слабостью является ночная работа, опять-таки чаще всего дающая лишь иллюзию производительности, а по существу являющаяся непродуктивной растратой человеческой энергии и времени. Передают, что во время мировой войны фельдмаршал Гинденбург велел не сообщать ему никаких сведений от 11 час вечера до 8 час утра. В это время он спал.
Это приказание по существу было совершенно разумно, так как, только методически правильно распределив свой рабочий день, Гинденбург мог выполнять гигантскую работу, которая лежала на нем в течение нескольких лет. Наполеон, хорошо и крепко высыпаясь накануне своих сражений, правильно экономил свои силы, чтобы сконцентрировать всю энергию для наиболее ответственного момента — для фактического руководства боевыми операциями.
Для правильного поддержания энергии человеческого механизма, кроме обычного отдыха, необходим специальный отдых в течение года (2—4 недели).
Наше законодательство в настоящий момент декретировало обязательные ежегодные отпуска. Профессиональные союзы правильно настаивали, чтобы эти отпуска непременно фактически использовались.
Полное освобождение на несколько недель в году от обычного труда и по возможности от обычной обстановки жизни всегда чрезвычайно оживляет человека и дает ему новые силы для работы.
Для самой организации отпуска, даваемые служащим и рабочим, могут явиться своего рода средством контроля. Лица, заменяющие товарища, находящегося в отпуске, легко могут установить ошибки и погрешности в его работе, запущенность его дел, несовершенство его работы. Не удивительно, что американцы даже настаивают, чтобы служащие особенно ответственных отделов (например, бухгалтерии) обязательно брали отпуск, так как при этом, по их мнению, легче установить возможное злоупотребление при ведении книг.